Interview mit Andreas Polster
Information | 01. Juni 2015

Andreas Polster ist Dozent in der MIKOMI-Seminarreihe Changemanagement. Für ihn steht fest, dass Besprechungen ergebnisorientiert moderiert und zielgerichtet gestaltet sein müssen. Im Kurz-nachgefragt-Gespräch erklärt er warum. 

Herr Polster, welche Rolle spielen Meetings und Besprechungen im Unternehmensalltag?
Natürlich eine sehr wichtige Rolle! In der heutigen, schnelllebigen Zeit müssen Verständigungs- oder Entscheidungsprozesse effektiv und sicher erfolgen. Unklarheiten und Missverständnisse kosten am Ende Zeit und Geld. Die Erfahrungen machen deutlich, dass Emails oder Chats richtige Face-to-Face-Besprechungen nicht ersetzen. Sicherlich wird auch über ineffektive Besprechungen geklagt. Vielleicht würde es da schon weiterhelfen, wenn die Moderatoren ihr Handwerk beherrschen.

Wie sieht denn gutes "Moderatoren-Handwerk" aus?
Nichts gegen Ad-hoc-Besprechungen, wenn es passt. Wenn es jedoch für die meisten Besprechungen genügt anwesend und irgendwie aussagefähig zu sein, dann breitet sich eine Kultur der Verantwortungslosigkeit für die Qualität von Besprechungen bzw. Meetings aus. Die Rolle des Moderators beginnt also schon bei der Vorbereitung und endet erst mit der Nachbereitung. Vorbereitung meint Ziele, erwünschte Ergebnisse, dafür notwendige Zeit abklären sowie die richtigen Teilnehmer auswählen und ihnen klare Aufgabenstellungen mitteilen. Jedem Teilnehmer wird durch die Einladung bekannt, was wann wo wie lange besprochen werden wird, welche Ergebnisse angezielt werden und welchen Beitrag er dafür konkret zu liefern hat. Das ist Vorbereitungsaufwand, der letztlich die Besprechungszeit von vielen Mitarbeitern – vielleicht sogar so manche Nachbesprechung – einsparen hilft. Die Nachbereitung von Besprechungen sichert die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Das wird auch gern unterschätzt. Natürlich gehört zum Handwerkszeug eines Moderators ebenso, dass er die Besprechung an sich wirksam in Richtung der erwünschten Ergebnisse steuert. Das ist dann Moderation im engeren Sinn.

Dann ist Meetingmoderation also auch Führungsarbeit?
Richtig! Führung heute meint Kommunikation in einem umfassenden Sinn. Führung heute heißt, den Mitarbeitern die Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung verstehbar und eindeutig mitzuteilen, gegebenenfalls auch zu diskutieren sowie die Zusammenarbeit im Unternehmen zu koordinieren. Die Besprechung ist also ein Format, in dem all das stattfindet. So lässt sich schon ein Zusammenhang zwischen erfolgreicher Führung und guter Besprechungsorganisation beobachten.

Vielen Dank für das Gespräch.