Nachbericht zum Wissenslunch: Postfach voll, Akku leer?
Rückblick vom 19. August 2026
Der Urlaub ist vorbei, der Rechner fährt hoch und im Postfach warten bereits Dutzende ungelesene E-Mails. Dazu kommen offene Aufgaben, neue Termine und Nachrichten aus verschiedenen Kanälen. Von Erholung ist plötzlich nicht mehr viel zu spüren. In unserem Wissenslunch „Postfach voll, Akku leer? Mit Resilienz und Struktur zurück zur Arbeit“ haben wir deshalb gefragt: Wie gelingt ein entspannter Wiedereinstieg nach dem Urlaub und was können Unternehmen tun, damit Überlastung gar nicht erst zum Dauerzustand wird?
Darüber sprachen wir mit Diana Höhne, selbstständige virtuelle Assistentin für Backoffice, digitale Büroorganisation und Projektmanagement, und Valentin Pistrujew, Diplom-Psychologe und Geschäftsführer der gmp – Gesundheitsmanagement und Prävention GmbH.
Stress zeigt sich dabei längst nicht nur durch das Gefühl, „zu viel zu tun“ zu haben. Valentin Pistrujew unterschied vier Ebenen: körperliche Reaktionen, emotionale Veränderungen, Einschränkungen beim Denken sowie ein verändertes Verhalten. Konzentrationsprobleme, Grübeln, Gereiztheit oder sozialer Rückzug können Signale dafür sein, dass die eigene Belastungsgrenze näher rückt.
Auch die Wahrnehmung verändert sich unter Stress. Der Blick verengt sich, Kommunikation wird schwieriger und Aussagen anderer werden schneller als Angriff verstanden. Das betrifft nicht nur Einzelpersonen. Innerhalb eines Unternehmens können daraus Konflikte, Fehler und Reibungsverluste entstehen. Stress kann sich so durch Teams und Hierarchieebenen ziehen.
Diana Höhne erlebt in ihrer Arbeit häufig eine andere Ursache von Überforderung: fehlende oder unklare Strukturen. Wenn Aufgaben gleichzeitig im E-Mail-Postfach, im Kalender, in Teams-Nachrichten, auf Post-its und im eigenen Kopf liegen, muss permanent neu entschieden werden, was gerade wichtig ist. „Struktur soll entlasten und nicht noch eine weitere Aufgabe werden“, fasste sie ihre Herangehensweise zusammen.
Dabei muss nicht alles bis ins Detail durchorganisiert sein. Hilfreich ist vielmehr ein verlässlicher Ort, an dem Aufgaben gesammelt und priorisiert werden. Ob digitales Aufgabenmanagement oder klassisches Notizbuch, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass das gewählte System zum eigenen Arbeitsalltag passt.
Als Denkmodell kann beispielsweise die Eisenhower-Matrix helfen. Aufgaben werden danach unterschieden, ob sie wichtig oder dringend sind, terminiert, delegiert oder sogar gestrichen werden können. Beide Gäste warnten jedoch davor, aus der Methode selbst eine neue Belastung zu machen. Wer jeden Morgen lange damit beschäftigt ist, jede Kleinigkeit perfekt einzuordnen, hat wenig gewonnen.
Für den Wiedereinstieg nach dem Urlaub empfiehlt Diana Höhne deshalb vor allem eines: zuerst Überblick gewinnen, dann handeln. Hilfreich kann bereits vor dem Urlaub eine kurze Übergabe an sich selbst sein. Welche Themen sind nach der Rückkehr wichtig? Welche Fristen stehen an? Wer wartet auf eine Rückmeldung?
Am ersten Arbeitstag sollten anschließend wenige Prioritäten im Mittelpunkt stehen. Statt möglichst viele Aufgaben parallel anzufangen, empfiehlt Höhne drei zentrale Themen für den Tag und konzentrierte Arbeitsphasen. Methoden wie die Pomodoro-Technik können dabei unterstützen. Kleine Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, dürfen zwischendurch für das gute Gefühl sorgen, sichtbar voranzukommen.
Doch Selbstmanagement hat Grenzen. Wenn ganze Teams dauerhaft überlastet sind, lässt sich das Problem nicht allein mit besseren To-do-Listen lösen. Dann braucht es offene Kommunikation und die Bereitschaft, Belastung anzusprechen. Führungskräfte sind gefragt, gemeinsam mit dem Team auf Aufgaben, Zuständigkeiten und vorhandene Ressourcen zu schauen.
Auch beim Delegieren spielt Kommunikation eine zentrale Rolle. Aus Rücksicht auf bereits belastete Kolleg:innen Aufgaben grundsätzlich nicht abzugeben, löst das Problem nicht. Statt für andere zu entscheiden, kann offen gefragt werden, welche Kapazitäten tatsächlich vorhanden sind.
Der Blick auf Resilienz führt schließlich noch einen Schritt weiter. Methoden funktionieren nur dann dauerhaft, wenn Menschen für sich erkennen, warum sie etwas verändern möchten. Valentin Pistrujew hob dabei besonders die Selbstwirksamkeit hervor: das Erleben, den eigenen Arbeitsalltag mitgestalten und Einfluss auf die eigene Situation nehmen zu können.
Dazu gehören auch Grenzen, soziale Unterstützung und eine Arbeitskultur, in der Fehler nicht automatisch als persönliches Scheitern verstanden werden. Perfektion kann schnell zur zusätzlichen Belastung werden. Ein realistischer Umgang mit den eigenen Ansprüchen schafft dagegen Raum, Fehler einzuordnen, daraus zu lernen und die eigene Energie bewusster einzusetzen.
Der volle Posteingang nach dem Urlaub lässt sich wahrscheinlich nicht immer verhindern. Wie wir damit umgehen, können wir jedoch beeinflussen. Gute Strukturen, klare Prioritäten, offene Kommunikation und ein bewusster Blick auf die eigenen Grenzen helfen dabei, den Arbeitsalltag wieder selbst zu gestalten – statt vom ersten Morgen an nur noch zu reagieren.
Mit unserem Format Wissenslunch greifen wir bei MIKOMI regelmäßig aktuelle Fragen der Arbeitswelt auf und verbinden wissenschaftliche Perspektiven mit Erfahrungen aus der Praxis. So schaffen wir Impulse, die sich auch in unsere weiteren Angebote rund um Weiterbildung, Beratung und Wissenstransfer in Organisationen übertragen lassen.
